Pod koniec sierpnia tego roku nastąpiła zmiana wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS oraz FS na lata 2014-2020. W dzisiejszej odsłonie bloga przedstawimy Wam o czym należy pamiętać, aby prawidłowo przeprowadzić procedurę wyboru wykonawcy w ramach projektu europejskiego. Warto wiedzieć, że samo podpisanie umowy o dofinansowanie to dopiero początek drogi do otrzymania środków na konto bankowe.
Ale po kolei, zacznijmy od początku. A więc udało się – napisaliśmy wniosek, złożyliśmy go i dostaliśmy dofinansowanie z UE. Teraz zaczynamy realizować projekt europejski. Aby szczęśliwie doprowadzić do jego finału, rozpoczynamy współpracę z dostawcami usług lub produktów. Wszystko wydaje się być proste, jednak żeby znaleźć właściwego kontrahenta, musimy przeprowadzić procedurę wyboru wykonawcy. I właśnie tu musimy trzymać się pewnych reguł. Jakich? Zobaczcie sami.
Zamówienia, zamówienia, zamówienia…
Największe znaczenie mają oczywiście liczby, a dokładniej wartości naszych zamówień. To właśnie te wartości stanowią główne kryterium na podstawie których zamówienia zostały podzielone na grupy. W pierwszej z nich znajdują się zamówienia o wartości poniżej 20 000 PLN netto. W przypadku takiej kwoty nie musimy przeprowadzać zaawansowanych procedur związanych z gromadzeniem zapytań ofertowych. Wystarczy, że zrobimy tzw. rozeznanie rynku, które będzie zgodne z naszymi wewnętrznymi procedurami. Jeśli nie mamy wewnętrznych procedur, żaden problem, możemy takie rozeznanie przeprowadzić w dowolny sposób. Ważne, aby finalnie powstał dokument potwierdzający przeprowadzenie rozeznania. Może być nim notatka służbowa, mail lub inny dokument.
Kolejną grupę stanowią zamówienia o wartości od 20 000 PLN netto do 50 000 PLN netto włącznie. W tym przypadku także robimy rozeznanie rynku, ale trzymamy się pewnych, dodatkowych procedur, które służą potwierdzeniu, że dana usługa, dostawa lub praca została zakupiona po cenie nie wyższej, niż cena rynkowa. I tak, po pierwsze, na swojej stronie internetowej, umieszczamy wydruk zapytania ofertowego (chyba że instytucja zarządzająca wskaże inną stroną internetową przeznaczoną do umieszczania zapytań ofertowych). Po drugie, wysyłamy zapytania ofertowe, do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców (mogą być to zapytania mailowe), a następnie czekamy na złożenie przez nich ofert w wyznaczonym przez nas terminie. W odpowiedzi na zapytanie powinny zostać złożone przynajmniej dwie, ważne oferty (ważna oferta to taka, która jest zgodna z zapytaniem ofertowym). Myślicie – w porządku – wszystko jasne, ale co zrobię w przypadku, kiedy nie otrzymam żadnej oferty?! Jest na to dobre rozwiązanie – wystarczy wtedy przedstawić dokumenty ze stron internetowych z opisem towaru/usługi i ceną lub wydruki maili z korespondencją zawierającą informacje na temat ceny za określony towar/usługę.
Ostatnią grupę stanowią procedury zapytań ofertowych dotyczących zamówień o wartości powyżej 50 000 PLN netto. Przeprowadza się je zgodnie z zasadą konkurencyjności. Co to dokładnie znaczy? Przede wszystkim to, że zapytanie ofertowe powinno zostać umieszczone w bazie konkurencyjności https://bazakonkurencyjnosci.gov.pl/
(dostęp do bazy otrzymacie po podpisaniu umowy o dofinansowanie). Szczegółowe wymagania dot. samej treści zapytania ofertowego znajdziecie w wytycznych.
I to wszystkie najważniejsze zmiany, jeśli chodzi o procedury przeprowadzania zapytań ofertowych po podpisaniu umowy. Nie zawsze jednak realizacja projektu europejskiego następuje po podpisaniu umowy. Czasami nie możemy czekać i żeby „zmieścić się w terminie” musimy rozpocząć realizowanie prac jak najszybciej. Co w takim przypadku? Tu także przestrzegamy zasad. W przypadku zamówień z grupy pierwszej i drugiej zasady są takie same jak wtedy, kiedy mamy podpisaną umowę. Największa różnicą w projekcie europejskich bez podpisanej umowy jest sposób upublicznienia zapytania ofertowego w przypadku zamówień o wartości powyżej 50 000 PLN, czyli z grupy trzeciej. Umieszczamy je na wtedy także na stronie internetowej, ale dokładnie na tej, którą wskaże instytucja ogłaszającą nabór wniosków o dofinansowanie projektu.
A co z terminami?
Terminy złożenia oferty są takie same, zarówno w przypadku podpisanych, jak i niepodpisanych umów i wynoszą odpowiednio: co najmniej 7 dni w przypadku dostaw i usług, a w przypadku robót budowlanych co najmniej 14 dni.
Dodatkowe znaczenia mają także wartości zamówień, w przypadku tych na kwotę powyżej 5 225 000 euro dotyczących robót budowlanych oraz tych na usługi i dostawy przekraczających 209 000 euro, termin złożenia oferty wynosi 30 dni.
W jaki sposób liczymy dni? Jako pierwszy liczymy zawsze ten dzień, który następuje po dniu upublicznienia zapytania ofertowego.
Trzy ważne kroki
Kiedy już znajdziemy wykonawcę, pamiętajmy także o trzech ważnych krokach: pierwszym z nich jest przygotowanie protokołu z przeprowadzonego postępowania, w którym muszą się znaleźć szczegółowe informacje dot. przeprowadzonego postępowania, między innymi informacja o oferentach i złożonych przez nich ofertach (o tym jak powinien wyglądać protokół, przygotowany zgodnie z najnowszymi wytycznymi, szczegółowo opiszemy w kolejnych odsłonach naszego bloga). Drugim krokiem jest upublicznienie informacji o zwycięzcy postępowania (w taki sam sposób, w jaki zostało upublicznione zapytanie ofertowe) i na końcu krok trzeci, podpisanie umowy. W przypadku, gdy wybrany wykonawca odstąpi od podpisania umowy, możliwe jest także podpisanie umowy z kolejnym wykonawcą, który jako drugi uzyskał najwyższą liczbę punktów.
I to już wszystkie najważniejsze, nowe zasady, które wiążą się z zapytaniami ofertowymi, w kolejnych edycjach naszego bloga będziemy przeprowadzać Was także przez procedurę szacowania zapytań ofertowych oraz przedstawimy na jakie elementy zapytania ofertowego należy zwrócić szczególną uwagę. Regularnie nas odwiedzajcie i śledźcie nas w social mediach.
