W zeszłym miesiącu rozpoczęliśmy cykl blogowy dotyczący rozliczania projektów dofinansowanych przez Unię Europejską. Pierwszy artykuł dotyczył zamówień w projekcie – omówiliśmy, jak szacować ich wartość, jak poprawnie je dokumentować i według jakich zasad postępować. Przeczytać możesz go tutaj. Dziś zajmiemy się natomiast kolejnym ważnym aspektem, jakim są wnioski o płatność oraz związane z nimi obowiązki beneficjentów.    

Zacznijmy od podstaw

Rozliczanie projektu to nic innego jak systematyczne dokumentowanie zdarzeń (poniesionych kosztów, wskaźników, zadań, postępów) w projekcie. Odbywa się ono za pomocą dedykowanego systemu SL2014. Umożliwia on składanie wniosków o płatność, prowadzenie korespondencji z Instytucją Pośredniczącą oraz przekazywanie niezbędnych danych. Jest to narzędzie będące podstawą rozliczania projektów współfinansowanych z funduszy unijnych. Szczegółową instrukcję obsługi generatora SL2014 zawiera Podręcznik Beneficjenta, który krok po kroku przedstawia sposób rozliczania projektów.

Obowiązki beneficjenta

Jako beneficjent, zgodnie z umową, jesteś zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczącej realizacji projektu. Może oznaczać ona wprowadzenie jednolitego oznakowania lub utworzenie specjalnych kont księgowych. Pozwala to bowiem na szybką i łatwą identyfikację poszczególnych operacji księgowych. Jest także ułatwieniem w czasie trwania kontroli projektu. Niezbędne jest założenie odrębnego konta bankowego, przeznaczonego wyłącznie do ponoszenia wydatków w projekcie lub otrzymywania zaliczek na poczet przyszłych wydatków. 

Twoim obowiązkiem jest także niezwłoczne zgłaszanie zmian w projekcie. Te istotne muszą być akceptowane przez instytucję udzielającą wsparcia. Wszystkie wymagają jednak zgłoszenia do instytucji, a część także sporządzenia aneksu do umowy. Zmianami takimi mogą być, np. zmiana formy prawnej beneficjenta, zmiana numeru rachunku bankowego czy zmiana okresu realizacji projektu. 

Szczegółowe obowiązki, które musi spełnić beneficjent określone są w umowie o dofinansowanie.

Wnioski w systemie

Najczęściej składanymi wnioskami, na które jako beneficjent musisz się przygotować, są wniosek o refundację lub wniosek rozliczający zaliczkę. Pierwszy z nich jest podstawą refundacji wydatków już poniesionych w projekcie przez beneficjenta. Drugi z nich daje możliwość rozliczenia otrzymanej wcześniej zaliczki na poczet przyszłych wydatków zaplanowanych w projekcie.

W zależności od rodzaju projektu i podpisanej umowy o dofinansowanie wnioski muszą być składane nie rzadziej niż raz na trzy miesiące lub nie rzadziej niż raz na pół roku. Na Twój wniosek, mogą być składane częściej (jednak nie częściej niż raz w miesiącu), wymaga to jednak zmiany harmonogramu płatności za zgodą Instytucji Pośredniczącej. Wniosek o płatność końcową składany jest w terminach określonych w umowie o dofinansowanie. 

W zależności od Harmonogramu płatności możesz składać następujące wnioski o płatność:

• wniosek o zaliczkę, 
• wniosek o refundację,
• wniosek rozliczający zaliczkę,
• wniosek sprawozdawczy,
• wniosek o płatność końcową.

Wniosek o zaliczkę  – formularz, który służy do wnioskowania o wypłatę zaliczki. Składa się go w razie potrzeby, zgodnie z zasadami zawartymi w umowie. Nie ma konieczności załączania do niego załączników. 

Wniosek o refundację – forma refundacji środków w projekcie, służy do rozliczania wydatków poniesionych przez Ciebie, jako beneficjenta, a także rozliczenia otrzymanej zaliczki. Ten wniosek wymaga dołączenia odpowiednich załączników potwierdzających poniesienie wydatków. Wypełnić należy dwie części formularza – finansową  i sprawozdawczą (w niej opisać należy postęp w realizacji projektu). W przypadku wniosku o rozliczenie zaliczki należy pamiętać, by w zależności od województwa złożyć go w terminie 30, 60, 90 a niekiedy nawet 180 dni od otrzymania środków na konto. Wniosek o refundację może być jednocześnie wnioskiem rozliczającym zaliczkę.

Wniosek rozliczający zaliczkę – składany jest w celu rozliczenia otrzymanej wcześniej zaliczki na wydatki zaplanowane w projekcie. Do tego rodzaju wniosku należy załączyć m.in. dokumenty potwierdzające poniesione wydatki.

Wniosek sprawozdawczy – składa się w go w sytuacji, gdy jako beneficjent nie poniesiesz w danym okresie żadnych kosztów kwalifikowanych. Uzupełnia się w nim jedynie część sprawozdawczą, opisującą aktualny stan realizacji poszczególnych etapów projektu, problemy napotkane w trakcie jego realizacji czy plany na przebieg realizacji. 

Wniosek o płatność końcową –  forma służąca ostatecznemu rozliczeniu projektu. Wniosek składany jest po zakończeniu projektu i musi stanowić wartość co najmniej 5% przyznanego dofinansowania. Warunkiem jego wypłaty jest pozytywnie przeprowadzona kontrola, potwierdzająca osiągnięcie zakładanych wskaźników. 

Wypełnianie wniosków i załączniki

Wniosek o płatność jest składany online za pomocą wspomnianego już systemu SL2014. Jako beneficjent masz do niego przygotowaną instrukcję. We wniosku trzeba uzupełnić informację o wydatkach, kategoriach kosztów, źródłach finansowania, dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków oraz wartości wskaźników dla danego okresu sprawozdawczego.

Pierwszym krokiem jest identyfikacja wniosku, w której należy wpisać okres, za jaki składany jest wniosek oraz wybrać rodzaj wniosku o płatność. Możliwe jest jednoczesne zaznaczenie kilku opcji. Można na przykład w jednym momencie rozliczać zaliczkę i ubiegać się o kolejną lub rozliczać zaliczkę i ubiegać się o refundację kosztów. 

Wnioski o refundację, rozliczenie zaliczki czy o płatność końcową, składa się w systemie wraz z załącznikami. Muszą one być oznaczone datą i potwierdzone za zgodność z oryginałem. Zalicza się do nich:

• kopie faktur lub równoważnych dokumentów księgowych wraz z odpowiednimi opisami (wzory opisów są udostępniane przez Instytucję Zarządzające).
• kopie dokumentów (protokołów) potwierdzających odbiór zakupionych towarów, dostaw, wykonanych prac. Muszą one pozwolić na identyfikację wykonanych prac i dostaw pod względem ilości i wartości, w odniesieniu do kategorii wydatków kwalifikowanych w projekcie.
• kopie wyciągów bankowych lub przelewów bankowych z rachunku beneficjenta, potwierdzające poniesienie wydatków. Są to podstawowe dowody księgowe. 
• kopie innych dokumentów potwierdzających realizację projektu, tj. umowy z wykonawcami robót budowlanych i odstaw, umowy o pracę, operaty szacunkowe.
• kopie indywidualnej interpretacji prawa podatkowego w celu późniejszej możliwości udowodnienia, że VAT może być uznany jako wydatek kwalifikowany.

O czym warto pamiętać?

Po ostatecznym rozliczeniu dotacji musisz pamiętać, że przez kolejne 3 (czasem 5) lat obowiązuje cię twz. zasada trwałości. Oznacza to, że nie możesz np. pozbyć się zakupionych maszyn czy zaprzestać produkcji. 

Między kolejnymi transzami gotówki często zdarzają się luki. Jako beneficjent musisz być na to przygotowany. Pojawiające się wtedy wydatki będziesz musiał pokryć z własnej kieszeni. Warto o tym pamiętać już na etapie planowania harmonogramu rzeczowo-finansowego. Ewentualne opóźnienia w płatnościach zawsze będą działać na twoją niekorzyść, a zapewnienie środków “na czarną godzinę”  zapewni twojej firmie płynność finansową. 

Pamiętaj o staranności i dokładności. Pomyłki tj. niewłaściwe wykorzystanie środków w projekcie mogą skutkować koniecznością zwrotu dofinansowania. Każdy mały błąd jak np. źle podany numer faktury lub numer REGON może opóźnić wypłatę dotacji. 

Podsumowanie

Rozliczanie projektów dofinansowanych z funduszy unijnych może stanowić wyzwanie. Potrzebna jest do tego systematyczność, uważność i odpowiednie przygotowanie. Dla przedsiębiorców powinno ono stanowić bardzo ważny aspekt, w którym ELPARTNERS może pomóc. Dla naszych ekspertów rozliczanie wniosków to codzienność, są w tym doświadczeni. Zapraszamy do kontaktu na stronie lub przez fanpage.