Zacznijmy od podstaw
Rozliczanie projektu to nic innego jak systematyczne dokumentowanie zdarzeń (poniesionych kosztów, wskaźników, zadań, postępów) w projekcie. Odbywa się ono za pomocą dedykowanego systemu SL2014. Umożliwia on składanie wniosków o płatność, prowadzenie korespondencji z Instytucją Pośredniczącą oraz przekazywanie niezbędnych danych. Jest to narzędzie będące podstawą rozliczania projektów współfinansowanych z funduszy unijnych. Szczegółową instrukcję obsługi generatora SL2014 zawiera Podręcznik Beneficjenta, który krok po kroku przedstawia sposób rozliczania projektów.Obowiązki beneficjenta
Jako beneficjent, zgodnie z umową, jesteś zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczącej realizacji projektu. Może oznaczać ona wprowadzenie jednolitego oznakowania lub utworzenie specjalnych kont księgowych. Pozwala to bowiem na szybką i łatwą identyfikację poszczególnych operacji księgowych. Jest także ułatwieniem w czasie trwania kontroli projektu. Niezbędne jest założenie odrębnego konta bankowego, przeznaczonego wyłącznie do ponoszenia wydatków w projekcie lub otrzymywania zaliczek na poczet przyszłych wydatków. Twoim obowiązkiem jest także niezwłoczne zgłaszanie zmian w projekcie. Te istotne muszą być akceptowane przez instytucję udzielającą wsparcia. Wszystkie wymagają jednak zgłoszenia do instytucji, a część także sporządzenia aneksu do umowy. Zmianami takimi mogą być, np. zmiana formy prawnej beneficjenta, zmiana numeru rachunku bankowego czy zmiana okresu realizacji projektu. Szczegółowe obowiązki, które musi spełnić beneficjent określone są w umowie o dofinansowanie.
Wnioski w systemie
Najczęściej składanymi wnioskami, na które jako beneficjent musisz się przygotować, są wniosek o refundację lub wniosek rozliczający zaliczkę. Pierwszy z nich jest podstawą refundacji wydatków już poniesionych w projekcie przez beneficjenta. Drugi z nich daje możliwość rozliczenia otrzymanej wcześniej zaliczki na poczet przyszłych wydatków zaplanowanych w projekcie. W zależności od rodzaju projektu i podpisanej umowy o dofinansowanie wnioski muszą być składane nie rzadziej niż raz na trzy miesiące lub nie rzadziej niż raz na pół roku. Na Twój wniosek, mogą być składane częściej (jednak nie częściej niż raz w miesiącu), wymaga to jednak zmiany harmonogramu płatności za zgodą Instytucji Pośredniczącej. Wniosek o płatność końcową składany jest w terminach określonych w umowie o dofinansowanie. W zależności od Harmonogramu płatności możesz składać następujące wnioski o płatność:- wniosek o zaliczkę,
- wniosek o refundację,
- wniosek rozliczający zaliczkę,
- wniosek sprawozdawczy,
- wniosek o płatność końcową.

Wypełnianie wniosków i załączniki
Wniosek o płatność jest składany online za pomocą wspomnianego już systemu SL2014. Jako beneficjent masz do niego przygotowaną instrukcję. We wniosku trzeba uzupełnić informację o wydatkach, kategoriach kosztów, źródłach finansowania, dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków oraz wartości wskaźników dla danego okresu sprawozdawczego. Pierwszym krokiem jest identyfikacja wniosku, w której należy wpisać okres, za jaki składany jest wniosek oraz wybrać rodzaj wniosku o płatność. Możliwe jest jednoczesne zaznaczenie kilku opcji. Można na przykład w jednym momencie rozliczać zaliczkę i ubiegać się o kolejną lub rozliczać zaliczkę i ubiegać się o refundację kosztów. Wnioski o refundację, rozliczenie zaliczki czy o płatność końcową, składa się w systemie wraz z załącznikami. Muszą one być oznaczone datą i potwierdzone za zgodność z oryginałem. Zalicza się do nich:- kopie faktur lub równoważnych dokumentów księgowych wraz z odpowiednimi opisami (wzory opisów są udostępniane przez Instytucję Zarządzające).
- kopie dokumentów (protokołów) potwierdzających odbiór zakupionych towarów, dostaw, wykonanych prac. Muszą one pozwolić na identyfikację wykonanych prac i dostaw pod względem ilości i wartości, w odniesieniu do kategorii wydatków kwalifikowanych w projekcie.
- kopie wyciągów bankowych lub przelewów bankowych z rachunku beneficjenta, potwierdzające poniesienie wydatków. Są to podstawowe dowody księgowe.
- kopie innych dokumentów potwierdzających realizację projektu, tj. umowy z wykonawcami robót budowlanych i odstaw, umowy o pracę, operaty szacunkowe.
- kopie indywidualnej interpretacji prawa podatkowego w celu późniejszej możliwości udowodnienia, że VAT może być uznany jako wydatek kwalifikowany.
Permalink