Fundusze unijne to znakomita okazja na rozwój i dostęp do gotówki. Ich bezzwrotność to duży plus. Wszystko wygląda pięknie, niestety – jest też druga strona medalu. Projekty finansowane ze środków unijnych muszą być szczegółowo rozliczane i dokumentowane. Wiąże się to z systematycznością i dokładnością. Odpowiednia wiedza na temat tego, jak przeprowadzić ten proces bezproblemowo ułatwia sprawę. Tym artykułem rozpoczynamy cykl dotyczący rozliczania projektów. Omówimy w nim jak przygotowywać wnioski o płatność, jak kontrolowany jest projekt i na czym polega jego promocja. Dziś zaczniemy jednak od początku – od zasad zamówień w projekcie.
Rozliczanie projektu
Rozliczenie projektu dofinansowanego z Unii Europejskiej polega na systematycznym dokumentowaniu zadań i kosztów, realizowaniu wskaźników produktu i rezultatu. W praktyce oznacza ono składanie wniosków o płatność wraz z potrzebnymi załącznikami, a także dostarczanie list płac, umów pracowników i dokumentów ZUS (jeśli w projekcie są one uwzględnione).
W kwestii wydatków – te, ponoszone w ramach projektu muszą być dokonywane w sposób przejrzysty, efektywny i racjonalny. Wydatki o wartości przekraczającej 20 tys. PLN netto muszą zostać przeprowadzone zgodnie z odpowiednia procedurą. Zamówienia produktów lub usług odbywają się pod postacią zapytań ofertowych. Zacząć jednak trzeba od rzetelnego ocenienia wartości zamówienia.
Szacowanie wartości zamówienia
Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług, ustalone przez beneficjenta. Należy dokonać go z należytą starannością. Niedoszacowanie może wiązać się późniejszymi negatywnymi skutkami, szczególnie gdy wartość zamówienia zbliża się do progu, w którym następuje zmiana trybu zamówienia (o tym w dalszej części). Zamówienia w projekcie podlegają sumowaniu – jeżeli jakaś usługa, np. catering pojawia się w wielu zadaniach należy rozumieć ją jako jedno zamówienie. To również może prowadzić do zmiany procedur, do których należy się stosować. Na co zwrócić uwagę? W przypadku szacowania robót budowlanych warto pamiętać o tym, by sztucznie nie dzielić ich na mniejsze zamówienia. Jest to działanie niedopuszczalne.
Jak dokumentować szacowanie zamówienia?
Aby możliwe było skontrolowanie procesu złożenia zamówienia konieczne jest sporządzanie notatek w czasie jego trwania. Powinny one być sporządzone nie wcześniej niż 3 lub 6 miesięcy (w zależności od przedmiotu zamówienia) przed wszczęciem postępowania. Oczekuje się, aby wskazywały proces szacowania wartości np. ceny rynkowe towarów lub usług wyszukane na stronach internetowych potencjalnych wykonawców, oferty potencjalnych wykonawców. Szacowanie jest aspektem bardzo ważnym, gdyż determinuje zgodnie z jakimi zasadami/trybami zamówień trzeba będzie postępować.
Jakie zasady stosować – tryby zamówień
Jako zamawiający, w zależności od wartości zamówienia, stosować możesz:
- rozeznanie rynku – do zamówień o wartości szacunkowej od 20 tys. PLN do 50 tys. PLN netto włącznie. Kwota wydatków niższa niż wskazana, została uznana względem rynku europejskiego jako znikoma.
UWAGA! Ostatnie zmiany w wytycznych dotyczących zakresu kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR pozwalają na zastąpienie rozeznania rynku zasadą konkurencyjności.
- zasadę konkurencyjności – do zamówień o szacunkowej wartości przekraczającej 50 tys. PLN netto (jeśli podmiot jest zamawiającym w rozumieniu Pzp jednocześnie wartość ta nie może przekroczyć wartości 30 tys. EUR).
Odejście od zasady konkurencyjności możliwe jest w przypadku nagłych i niemożliwych wcześniej do przewidzenia sytuacji (np. klęska żywiołowa) lub w przypadku gdy dostawy mogą być świadczone na szczególnie korzystnych warunkach wynikających np. z likwidacji działalności gospodarczej.
Niezastosowanie się do procedur może być również możliwe w przypadku gdy wykonania zamówienia podjąć może się jedynie jeden wykonawca. Taka sytuacja może wynikać z ograniczeń technicznych lub praw ochrony własności. Należy pamiętać jednak, że takie wyłączenia nie mogą być wynikiem sztucznego ograniczania parametrów zamówienia.
Zasada konkurencyjności nie dotyczy projektów, które rozliczane są w całości za pomocą uproszczonych metod rozliczania wydatków tzn. za pomocą ryczałtowych kosztów pośrednich, kwot ryczałtowych czy stawek jednostkowych.
UWAGA! Ostatnie zmiany w wytycznych wprowadzają nowe wyłączenia z zasady konkurencyjności i rozeznania rynku, tj. usług świadczonych przez personel projektu B+R zatwierdzony we wniosku o dofinansowanie
Jak dokonać zamówienia?
Prowadząc projekt wspierany przez fundusze unijne należy zawsze zadbać o przejrzystość prowadzonych działań oraz postępowanie zgodnie z zasadami równego traktowania i niedyskryminowania.
Aby zamówić konieczne produkty bądź usługi o wartości od 20 tys. PLN do 50 tys. PLN należy dokonać oficjalnego rozeznania rynku. Polega ono na udostępnieniu zapytania ofertowego na stronie internetowej lub wysłaniu go do 3 potencjalnych wykonawców w celu ustalenia ceny rynkowej. Musi być ono również udokumentowane tak, by można było je przedstawić w czasie kontroli i udowodnić na jakiej podstawie ustalono cenę. Jeżeli w wyniku zapytania ofertowego nie uzyskano ważnych ofert, w dokumentacji należy przedstawić np. oferty ze stron internetowych (wraz z opisem i ceną) lub e-maile z informacją o cenie produktu.
Do zamówień powyżej 50 tys. PLN netto zastosowanie ma zasada konkurencyjności. Pozwala ona wybrać wykonawcę, który w odpowiednim czasie oraz w odpowiedni sposób złożył swoją ofertę. Taka procedura wygląda dość podobnie – zacząć należy od zapytania ofertowego z dokładnie sprecyzowanym, jednoznacznym i jasnym opisem przedmiotu zamówienia. Tym razem należy je jednak opublikować w Bazie Konkurencyjności. Do opisu przedmiotu zawsze należy dodać kod CPV (kod jednolitego systemu klasyfikacji), który ułatwi wyszukiwanie ofert potencjalnym wykonawcom. W wytycznych do opisu przedmiotu zamówienia istnieje zakaz używania znaków towarowych, chyba że takie rozwiązanie jest uzasadnione i dopuszczono rozwiązania równoważne. Dodatkowo w zamówieniu określić można (fakultatywnie) warunki udziału oraz terminy składania ofert i realizacji zamówienia. Ważne jednak by nie przewyższały wymagań wystarczających do należytego wykonania zamówienia. Kryteria oceny muszą być mierzalne, zawsze też podana musi zostać cena. Po upływie czasu ustalonego na składanie ofert, zamawiający musi na podstawie kryteriów wyboru wybrać jedną z ofert.
Wartość wybranej oferty nie zawsze w 100% musi zgadzać się z wnioskiem o dofinansowanie. O ile ma to wpływ na efektywność i jakość projektu, mogą występować nieznaczne różnice między zakładanymi a rzeczywistymi wydatkami
Wybór wykonawcy, ogłoszenie wyników
W zależności od trybu przeprowadzenia zamówienia zakończenie procesu odbywa się w różny sposób. W przypadku:
- rozeznania rynku – nie jest konieczne podpisywanie umowy z wykonawcą, potwierdzenie dokonane będzie na podstawie faktury.
- zasady konkurencyjności – konieczne jest podpisanie umowy z wykonawcą, najpierw jednak należy sporządzić protokół z postępowania, a wyniki zapytania ofertowego umieścić w bazie konkurencyjności.
Protokół powinien zawierać co najmniej:
- wykaz wszystkich ofert wraz z datami ich wpłynięcia,
- informację o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu,
- informację potwierdzającą, że wykonawca nie jest powiązany z zamawiającym osobowo lub kapitałowo,
- opis o wag punktowych lub procentowych oraz sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium,
- wskazanie wybranej oferty wraz z uzasadnieniem wyboru,
- datę sporządzenia protokołu i podpis zamawiającego,
- odpowiednie załączniki.
Dobrze napisane zapytanie ofertowe powoduje, że wybór najkorzystniejszej oferty nie stanowi dla beneficjenta problemu. Ustalone wcześniej mierzalne kryteria powinny od razu wskazać wykonawcę, z którym należy podpisać umowę. Zasady te pominąć można w przypadku, gdy doszło do odstąpienia od podpisania umowy, nie wpłynęła żadna oferta lub wszystkie oferty podlegały odrzuceniu.
Jak wspomniane zostało na początku – rozliczanie projektu dofinansowanego z funduszy unijnych wiąże się z systematyczną dokumentacją. Składanie zamówień jest tego dobrym przykładem. Gromadzić należy wszystkie dokumenty począwszy od notatki z szacowania wartości rynkowej przedmiotu zamówienia do otrzymanej oferty. Procedury dokonywania zamówień przeprowadzane muszą zostać w sposób przejrzysty, do czego potrzebne są potwierdzające dokumenty.
O czym warto pamiętać?
- Postaraj się nie określać zbyt krótkich i nierealistycznych terminów wykonania zamówienia – ogranicza to konkurencję i dostęp do udziału w postępowaniu dla małych firm.
- Nie wskazuj w opisie przedmiotu znaków towarowych bez wskazania zakresu równoważności.
- Nie wymagaj doświadczenia w realizacji projektów unijnych.
- Preferowanie lokalnych wykonawców (z woj. w którym odbywa się projekt) nie zawsze wpłynie na twoją korzyść.
- Postaraj się, aby warunki udziału w postępowaniu były niedyskryminujące.
