Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków 2021-2027

Czym są wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków w ramach funduszy unijnych?

Wspomniane wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 określają warunki i procedury dotyczące kwalifikowalności wydatków dla funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności. Oznacza to, że wskazują, jakie koszty lub wydatki poniesione w związku z realizacją projektu w ramach Programu Operacyjnego, spełniają kryteria dofinansowania i będą zgodne z umową o dofinansowanie. W ramach nowej perspektywy dofinansowania z Unii Europejskiej rodzimi przedsiębiorcy powinni kierować się aktualną wersją wytycznych z 18 listopada 2022 r., zatwierdzonych przez Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej.

Jakie zmiany przynoszą nowe wytyczne kwalifikowalności wydatków w stosunku do poprzedniej wersji wytycznych?

Przede wszystkim zaktualizowany został okres kwalifikowalności wydatków. Poprzedni okres, obejmujący lata 2014-2023, został zmieniony w nowych wytycznych na lata 2021 – 2029. Oznacza to, że w ramach projektów z nowej perspektywy początkiem okresu kwalifikowalności wydatków jest 1 stycznia 2021 roku, a końcem 31 grudnia 2029 roku. 

Kwalifikowalność wydatków w projekcie unijnym a procedury rozeznania rynku dla wydatków

Aktualne wytyczne obowiązujące w nowej perspektywie finansowej 2021-2027 przynoszą pewne zmiany w zakresie procedury rozeznania rynku dla wydatków ponoszonych w ramach współfinansowania. Dużą nowością i uproszczeniem będzie brak konieczności przeprowadzenia rozeznania rynku, jeśli wysokość wydatków nie przekracza kwoty 50 000 złotych. 

W praktyce oznacza to, że nie ma konieczności potwierdzania, że dana usługa, dostawa czy robota budowlana została wykonana po cenie rynkowej. Wcześniejsze wytyczne obligowały beneficjenta do przeprowadzenia tej procedury dla wydatków mieszczących się w kwocie od 20 do 50 tysięcy złotych. Dla wydatków, których koszt przewyższa 50 tysięcy złotych, obowiązuje z kolei tak zwana zasada konkurencyjności. Jest to sposób (tryb) wyboru wykonawcy. Jej zastosowanie jest co do zasady obligatoryjne, a nieliczne wyjątki od jej stosowania zostały wyczerpująco wymienione w nowych wytycznych.

Rola Bazy Konkurencyjności podczas kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027

W ramach realizacji wydatków zgodnie z zasadą konkurencyjności konieczne będzie sporządzenie zapytania ofertowego, które w nowej perspektywie będzie musiało zostać opublikowane za pomocą Bazy Konkurencyjności. 

Za pośrednictwem Bazy Konkurencyjności będzie odbywać się cała komunikacja dotycząca postępowania o udzielenie zamówienia, w tym: 

• ogłoszenie zapytania ofertowego;
• składanie ofert;
• wymiana informacji między zamawiającym a wykonawcą;
• przekazywanie dokumentów i oświadczeń.

Jest to kolejna znacząca różnica w obecnych wytycznych dotyczących kwalifikowalności. W dotychczasowych wytycznych zapytanie ofertowe również musiało być ogłoszone w Bazie Konkurencyjności, jednak oferty i pytania dotyczące zamówienia mogły spływać np. drogą mailową. W obecnej sytuacji nie będzie to już możliwe. 

Publikacja zapytania ofertowego w nowych wytycznych dotyczących kwalifikowalności

Jeśli natomiast chodzi o czas „obowiązywania” zapytania, wynosi on kolejno 7 dni w przypadku dostaw i usług oraz 14 dni w przypadku robót budowlanych. Niezmiernie istotne jest jednak to, że wyznaczony termin powinien uwzględniać złożoność zamówienia oraz czas niezbędny na sporządzenie oferty. Należy również pamiętać, że wskazany termin jest dłuższy i wynosi aż 30 dni, w przypadku, kiedy szacunkowa wartość zamówienia jest równa lub jego koszt przekracza 5 382 000 euro w przypadku robót budowlanych i 750 000 euro w przypadku dostaw i usług.

Co jeszcze uległo zmianie w wytycznych kwalifikowalności?

Nowe wytyczne z dnia 18 listopada 2022 roku wprowadzają jeszcze kilka istotnych zmian:

• podniesiona została wartość wydatków w ramach cross-financingu z poziomu 10% na 15%;
• zwiększono limit dotyczący możliwości rozliczania projektu za pomocą kwot ryczałtowych – obecnie wynosi ona równowartość 200 tys. euro (wcześniej była to kwota 100 tys. euro);
• w protokole postępowania o udzielenie zamówienia musi znaleźć się dodatkowo: uzasadnienie rezygnacji z dopuszczenia możliwości składania ofert częściowych, powody odrzucenia ofert uznanych za rażąco niskie, imiona i nazwiska osób, które wykonywały czynności w prowadzonym postępowaniu;
• w odniesieniu do sytuacji ekonomicznej lub finansowej wykonawców zamawiający może wymagać w szczególności, aby wykonawcy posiadali określony minimalny roczny przychód, w tym minimalny roczny przychód w zakresie przedmiotu zamówienia.

Dofinansowanie projektu z funduszy europejskich – pomoc ekspertów

Otrzymanie dofinansowania to tak naprawdę dopiero połowa sukcesu. Zarządzanie projektem, jego prawidłowe rozliczenie, zgodność z wytycznymi to kwestie, które niejednokrotnie stanowią dla przedsiębiorców nie lada wyzwanie. Każdy przedsiębiorca powinien bowiem pamiętać o tym, że braki w dokumentacji czy nieprawidłowe przeprowadzenie procedur wyboru wykonawców narażają go na konieczność zwrotu części, a czasem i całości dofinansowania.

Nasza firma wychodząc naprzeciw oczekiwaniom rynku, od wielu lat zajmuje się kompleksowym rozliczaniem projektów unijnych. Posiadamy bogate doświadczenie w zakresie zrządzania projektami, decydując się więc na współpracę z nami, możecie mieć pewność, że Wasz projekt będzie zgodny z wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków.

Serdecznie zapraszamy do kontaktu!

Zespół Elpartners 

573 454 379