Czym są koszty kwalifikowane i niekwalifikowane w dotacjach unijnych?

Koszty kwalifikowane i niekwalifikowane to hasła, z którymi wielokrotnie spotyka się każdy, kto realizuje projekt finansowany ze środków unijnych. Prawidłowe zrozumienie i rozróżnianie wskazanych grup wydatków jest kluczowe zarówno na etapie planowania budżetu, jak i w trakcie rozliczania dotacji. W tym artykule wyjaśniamy najważniejsze zagadnienia związane z kwalifikowalnością wydatków w projektach unijnych. 

Dofinansowanie projektu a koszty kwalifikowane i niekwalifikowane – definicja pojęć

W trakcie realizacji projektu unijnego beneficjent mierzy się z szeregiem wydatków – związanych choćby z zakupem sprzętu, usług czy wynagrodzeniami dla zespołu badawczego. Ponoszone wówczas koszty rozpatrywane są według poniższego podziału:

• koszty kwalifikowane – wydatki przeznaczone bezpośrednio na realizację projektu w ramach programu operacyjnego, które spełniają ustalone kryteria refundacji i zostały poniesione przez beneficjenta w okresie kwalifikowalności projektu;
• koszty niekwalifikowane – wydatki niepodlegające refundacji z funduszy operacyjnych. 

Rola kosztów kwalifikowanych i niekwalifikowanych w projekcie

Z klasyfikacji kosztów korzysta się na wielu etapach realizacji projektu unijnego. Podział na koszty kwalifikowalne i niekwalifikowalne pomaga nie tylko planować budżet potrzebny na rozwój inwestycji, ale jest niezbędny także w trakcie rozliczania przyznanej dotacji. Ujednolicone i transparentne zasady kwalifikowalności kosztów gwarantują ponadto równy dostęp do środków publicznych i ich sprawiedliwe rozdysponowywanie. 

Czym są koszty kwalifikowane w dotacjach?

Wydatek poniesiony w trakcie realizacji projektu unijnego może zostać uznany za kwalifikowalny, jeśli: 

• jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa krajowego i wspólnotowego oraz sporządzoną umową o dofinansowanie;
• został faktycznie poniesiony w ustalonym okresie kwalifikowalności (dla projektów realizowanych w ramach nowej perspektywy unijnej za kwalifikowalne można uznać wydatki poniesione w okresie od 1 stycznia 2021 r. do 31 grudnia 2029 r.); 
• jest niezbędny do realizacji założeń projektu;
• jest udokumentowany w sposób pozwalający na ocenę realizacji projektu;
• został poniesiony w sposób efektywny i racjonalny zgodnie z zasadą dążenia do osiągnięcia pożądanych rezultatów przy możliwie najkorzystniejszej cenie;
• został rozliczony we wniosku beneficjenta o płatność. 

Zasady rozliczania kosztów kwalifikowanych w projektach unijnych

Jak wspomniano, jednym z podstawowych warunków kwalifikowalności kosztów jest ich rzetelne rozliczanie we wnioskach beneficjenta o płatność. Należy bowiem pamiętać, że samo podpisanie umowy o dofinansowanie projektu nie gwarantuje jednocześnie, że wszystkie wydatki, które beneficjent wykaże w składanym wniosku o płatność, zostaną zatwierdzone, zrefundowane lub rozliczone (w przypadku systemu zaliczkowego). Jasne zasady w zakresie rozliczania kosztów kwalifikowanych w projektach unijnych mają też na celu zapobieganie podwójnemu finansowaniu wydatków.

Koszty niekwalifikowane w projekcie

Koszty niekwalifikowane to z kolei wydatki, które nie są refundowane ze środków unijnych. Najczęściej do kategorii tej należą koszty niespełniające wymogów formalnych lub takie, które nie wykazują bezpośredniego związku z realizacją projektu. W ramach Regulaminu każdego projektu unijnego wskazane jest, jakie wydatki należą do kosztów kwalifikowanych, a jakie do kosztów niekwalifikowanych. 

Wydatek niekwalifikowany – przykłady

Wśród przykładowych kosztów niekwalifikowanych, na które beneficjent nie otrzyma refundacji, znajdują się wydatki związane z m.in.:

• kupnem nieruchomości; 
• kosztami pożyczki lub kredytu zaciągniętego celem finansowania projektu;
• kosztami naprawy sprzętu;
• zapłatą kary/grzywny/mandatu/odsetek karnych.

Które koszty są uznawane za niekwalifikowane?

Za koszty niekwalifikowane uznaje się wszystkie wydatki, które nie mają bezpośredniego związku z realizowanym projektem unijnym.

Jeśli chcą Państwo dowiedzieć się o aktualnych konkursach wraz z informacją dotyczącą kosztów kwalifikowanych, opisujemy to szerzej w naszym artykule Programy unijne dla firmy 2025 – na co można dostać dotację?

Czym jest oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT?

Podatek VAT może być uznany za koszt kwalifikowany jedynie pod warunkiem, że został poniesiony przez Wykonawcę w związku z kosztami kwalifikowanymi, a on sam nie ma prawnej możliwości jego odzyskania. W takiej sytuacji Wykonawca może złożyć oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT w celu zakwalifikowania kwoty VAT-u do wydatków kwalifikowanych. Ostateczna decyzja rozpatrywana jest w oparciu o obowiązującą ustawę o VAT.