Cyfryzacja przedsiębiorstwa przestała być jedynie sposobem na unowocześnienie firmy. Coraz częściej decyduje o jej efektywności, konkurencyjności i możliwościach dalszego rozwoju. Automatyzacja powtarzalnych zadań, elektroniczny obieg dokumentów, systemy wspierające produkcję czy cyfrowa obsługa pracowników i gości pozwalają ograniczać koszty, eliminować błędy i uzyskiwać dostęp do informacji w czasie rzeczywistym.
Co ważne, transformacja cyfrowa firmy nie musi oznaczać rewolucji przeprowadzanej jednocześnie w całej organizacji. Bardzo często najlepszym początkiem jest identyfikacja kilku procesów, które pochłaniają najwięcej czasu, generują błędy lub utrudniają rozwój przedsiębiorstwa, a następnie ich stopniowa cyfryzacja.
Dodatkową szansę na realizację takich inwestycji daje projekt Dig.IT – Transformacja Cyfrowa, prowadzony przez Agencję Rozwoju Przemysłu i współfinansowany z Funduszy Europejskich dla Nowoczesnej Gospodarki. Program został skierowany do mikro-, małych i średnich przedsiębiorstw z sektora przetwórstwa przemysłowego i usług produkcyjnych. W ramach Dig.IT przedsiębiorcy mogą pozyskiwać środki m.in. na technologie cyfrowe, oprogramowanie, automatyzację, rozwiązania wykorzystujące dane, cyberbezpieczeństwo czy szkolenia związane z wdrażanymi technologiami.
Jak takie projekty mogą wyglądać w rzeczywistości? Zamiast mówić o cyfryzacji wyłącznie w teorii, przyjrzyjmy się czterem konkretnym wdrożeniom zrealizowanym przez partnerów Elpartners.
LOGITO – cyfryzacja procesów i elektroniczny obieg dokumentów
LOGITO to platforma workflow oparta na technologii low-code/no-code, służąca do digitalizacji, centralizacji i automatyzacji procesów biznesowych. Rozwiązanie pozwala m.in. przenieść do środowiska cyfrowego obieg dokumentów, korespondencję, procesy zakupowe czy procesy HR, ograniczając pracę wykonywaną dotychczas przy pomocy papieru, e-maili i arkuszy kalkulacyjnych.
Case study: Koltech – cyfrowe zarządzanie dokumentacją projektową
Klient i punkt wyjścia
Koltech działa w branży kolejowej i realizuje złożone projekty inwestycyjne. Ich prowadzenie wiąże się z dużą liczbą dokumentów, pism i informacji, które muszą być odpowiednio przypisywane do konkretnych projektów oraz dostępne dla zaangażowanych pracowników.
Problem i wyzwanie
Duża liczba dokumentów i korespondencji utrudniała sprawne zarządzanie informacjami. Kluczowym wyzwaniem stało się uporządkowanie obiegu dokumentacji i stworzenie miejsca, w którym pracownicy mogliby szybko znaleźć pełną historię konkretnej sprawy lub inwestycji.
Rozwiązanie
W firmie wdrożono platformę LOGITO, w której zdigitalizowano cztery kluczowe obszary:
- pisma przychodzące,
- pisma wychodzące,
- dokumentację projektową,
- obsługę nieobecności.
Najważniejszym elementem rozwiązania stało się powiązanie dokumentów i korespondencji bezpośrednio z konkretnymi projektami.
Wdrożenie
Z systemu korzysta około 50–60 użytkowników. Pracownik może w jednym środowisku prześledzić historię sprawy, wyszukać potrzebny dokument, sprawdzić jego status i dotrzeć do informacji dotyczących określonej inwestycji.
Efekty współpracy
Cyfryzacja pozwoliła uporządkować dokumentację i usprawnić dostęp do informacji związanych z realizowanymi projektami. Zamiast szukania danych w wielu miejscach pracownicy otrzymali jedno środowisko pozwalające kontrolować obieg dokumentów oraz historię poszczególnych spraw.
Wnioski
Przykład Koltech pokazuje, że cyfryzację przedsiębiorstwa warto rozpoczynać od procesów generujących dużą liczbę ręcznych czynności. Nie zawsze potrzebna jest natychmiastowa transformacja całej organizacji. Cyfrowy obieg dokumentów może być pierwszym krokiem, który szybko usprawnia codzienną pracę i tworzy podstawę do dalszej automatyzacji.
Zostaw swoje dane, oddzwonimy do Ciebie
Odpowiemy najszybciej jak to możliwe
ZONIFERO – cyfrowe zarządzanie miejscem pracy i obsługą gości
Zonifero rozwija platformę SaaS wspierającą zarządzanie przestrzenią pracy, dostępem do obiektów oraz procesami związanymi z funkcjonowaniem biur i zakładów. Rozwiązania firmy obejmują m.in. cyfrową obsługę gości, kontrolę dostępu, rezerwację przestrzeni i zasobów oraz integrację z istniejącymi systemami budynkowymi.
Case study: firma z branży przetwórstwa przemysłowego – cyfryzacja obsługi gości i większa kontrola nad bezpieczeństwem
Klient i punkt wyjścia
Firmę z branży przetwórstwa przemysłowego regularnie odwiedzają goście, dostawcy oraz inne osoby zewnętrzne.
Problem i wyzwanie
Przy dużej liczbie odwiedzających coraz trudniejsze było szybkie określenie, ile osób faktycznie znajduje się w danym momencie na terenie zakładu. Tradycyjna, papierowa księga gości nie zapewniała automatycznej ewidencji, utrudniała raportowanie i ograniczała możliwość natychmiastowego sprawdzenia aktualnego stanu osobowego obiektu. Kwestia ta miała znaczenie nie tylko organizacyjne, ale również związane z bezpieczeństwem, szczególnie w sytuacjach wymagających sprawnego ustalenia, kto znajduje się na terenie zakładu.
Rozwiązanie
Firma wdrożyła Zonifero Lobby, automatyzując proces rejestracji i obsługi odwiedzających. Goście mogą zostać wcześniej awizowani lub zarejestrować się po przybyciu do obiektu.
Jednym z najważniejszych elementów rozwiązania jest cyfrowa księga gości. Informacje o wizytach są zapisywane w systemie, mogą być eksportowane oraz wykorzystywane podczas przygotowywania raportów.
Wdrożenie
System został zintegrowany z kontrolą dostępu, dzięki czemu możliwe jest sprawdzenie osób znajdujących się na terenie obiektu i porównanie danych ze stanem faktycznym, np. w sytuacji ewakuacji. Co istotne, Zonifero Lobby zostało wdrożone na sprzęcie należącym już do firmy. Pokazuje to, że cyfryzacja nie zawsze wymaga wymiany całej infrastruktury, a rozwiązanie może zostać dopasowane do zasobów, którymi przedsiębiorstwo już dysponuje.
Efekty współpracy
Wdrożenie przyniosło wymierne rezultaty:
- papierowa księga gości została wyeliminowana w 100%,
- dostęp do historii wizyt i raportów jest dwukrotnie szybszy,
- czas spędzany przez odwiedzających na recepcji skrócił się o 20%,
- firma uzyskała bieżącą kontrolę nad liczbą osób przebywających w obiekcie,
- możliwa stała się sprawniejsza weryfikacja stanu osobowego podczas ewakuacji.
Wnioski
Case study firmy z branży przetwórstwa przemysłowego pokazuje, że cyfryzacja procesów administracyjnych może mieć bezpośrednie przełożenie na bezpieczeństwo całego przedsiębiorstwa. Automatyzacja recepcji jest tu tylko jednym z elementów. Znacznie ważniejszy jest bieżący dostęp do wiarygodnych danych i możliwość wykorzystania ich wtedy, gdy liczy się szybkość reakcji.
GOTOMA – dedykowane systemy IT, MES i automatyzacja procesów
GOTOMA Software House tworzy dedykowane rozwiązania cyfrowe, w tym aplikacje webowe i mobilne oraz systemy ERP, CRM i MES. Firma wspiera także integrację systemów i automatyzację procesów biznesowych, projektując rozwiązania odpowiadające na konkretne potrzeby operacyjne przedsiębiorstw.
Case study: Pralnia Wodna Magik – od kartek i arkuszy do systemu MES
Klient i punkt wyjścia
Pralnia Wodna Magik to rodzinna firma działająca w Małopolsce od 1986 roku. Posiada kilkanaście punktów przyjęć i obsługuje zarówno hotele, restauracje i instytucje, jak i klientów indywidualnych w wielu miejscowościach regionu, korzystając przy tym z własnego transportu.
Problem i wyzwanie
Przed rozpoczęciem współpracy z GOTOMA duża część procesów była realizowana analogowo. Kierowcy zapisywali informacje na kartkach, a następnie dane były ręcznie przenoszone do arkuszy. Taki sposób pracy zwiększał ryzyko pomyłek, utrudniał planowanie terminów oraz powodował, że udzielenie klientowi odpowiedzi na proste pytanie: „Na jakim etapie jest moje zlecenie?” wymagało dodatkowego czasu i sprawdzania informacji w kilku miejscach.
Rozwiązanie
GOTOMA zaprojektowała i wdrożyła dedykowany system klasy MES, wspierający procesy operacyjne realizowane na hali. System został zintegrowany z nową infrastrukturą sprzętową dostarczoną w ramach projektu. Rozwiązanie obejmuje aplikację webową i mobilną, a każda partia prania może być monitorowana na kolejnych etapach realizacji procesu. Publicznie opisywane rozwiązanie dla Pralni Magik obejmuje centralną platformę do zarządzania produkcją pralniczą, zamówieniami i planowaniem pracy.
Wdrożenie
Proces, od pierwszych rozmów do uruchomienia systemu, trwał 12 miesięcy. Kluczowe znaczenie miał wcześniejszy audyt oraz obecność zespołu projektowego bezpośrednio na hali. Pozwoliło to poznać rzeczywisty przebieg procesów, zamiast projektować system wyłącznie na podstawie teoretycznych założeń. Istotnymi elementami wdrożenia były również szkolenia pracowników oraz wsparcie powdrożeniowe.
Efekty współpracy
Rezultaty cyfryzacji były widoczne zarówno w czasie realizacji usług, jak i w kosztach działalności:
- czas obsługi zamówienia skrócił się o 25% – z 4 do 3 dni roboczych,
- koszty operacyjne spadły o 15%,
- dokładność danych poprawiła się o niemal 100%,
- inwestycja zwróciła się w ciągu około 12–14 miesięcy.
Wnioski
To przykład cyfryzacji, która rozpoczyna się od dokładnego zrozumienia rzeczywistego procesu. Samo wdrożenie oprogramowania nie wystarczy. Ogromne znaczenie mają wcześniejszy audyt, odpowiednie zaprojektowanie rozwiązania, przygotowanie infrastruktury oraz zaangażowanie i przeszkolenie pracowników. W przypadku Pralni Magik technologia przełożyła się nie tylko na lepszy dostęp do danych, ale również na krótszy czas realizacji zamówień i ograniczenie kosztów operacyjnych.
INTELO – cyfrowa transformacja organizacji
Intelo wspiera firmy w kompleksowej transformacji cyfrowej, począwszy od analizy procesów i przygotowania strategii po projektowanie, wdrażanie i integrację dedykowanych rozwiązań IT. Firma specjalizuje się m.in. w cyfryzacji produkcji, automatyzacji procesów, systemach MES i WMS, integracji danych, Business Intelligence oraz rozwiązaniach wykorzystujących AI. Jej podejście opiera się na dopasowaniu technologii do rzeczywistych potrzeb przedsiębiorstwa i stopniowym usprawnianiu procesów zamiast wdrażania gotowych narzędzi „na siłę”.
Case study: Firma z branży tekstylnej – lepsza kontrola produkcji, logistyki i przepływu informacji
Klient i punkt wyjścia
Firma z branży tekstylnej działa na rynku od 35 lat i obsługuje klientów B2B zarówno w Polsce, jak i za granicą. Przez wiele lat znaczna część procesów opierała się na dokumentacji papierowej, segregatorach oraz wiedzy poszczególnych pracowników. Wraz ze wzrostem skali działalności takie podejście zaczęło jednak ograniczać dalszy rozwój przedsiębiorstwa.
Problem i wyzwanie
Rosnąca liczba zamówień i coraz większa złożoność procesów sprawiły, że firma potrzebowała lepszej kontroli nad produkcją, logistyką i przepływem informacji.
Najważniejsze wyzwania obejmowały:
- brak płynności w planowaniu i raportowaniu produkcji,
- ograniczoną widoczność realizacji zleceń,
- trudności w kontroli kosztów i zużycia surowców,
- błędy i opóźnienia w procesach magazynowych,
- niewystarczającą wymianę informacji pomiędzy produkcją, sprzedażą i obsługą klienta.
Problemem nie był więc jeden konkretny proces, ale brak spójnego środowiska, które łączyłoby kilka kluczowych obszarów działalności firmy.
Rozwiązanie
Zamiast wdrożenia pojedynczego narzędzia zdecydowano się na kompleksową cyfryzację procesów produkcyjnych, logistycznych i sprzedażowych.
W ramach projektu wdrożono m.in.:
- elastyczne planowanie i nadzorowanie produkcji,
- monitoring kosztów w czasie rzeczywistym,
- cyfrową rejestrację operacji na hali produkcyjnej,
- automatyzację przygotowania farb i pigmentów,
- system WMS do zarządzania magazynem,
- zintegrowany CRM wspierający sprzedaż i obsługę klienta.
Kluczowym założeniem było połączenie danych i procesów w taki sposób, aby informacje były dostępne w jednym środowisku i mogły być wykorzystywane na bieżąco przez różne działy firmy.
Wdrożenie
Transformacja objęła kilka obszarów przedsiębiorstwa jednocześnie, dlatego istotne było nie tylko wdrożenie technologii, ale również zmiana sposobu pracy zespołu.
Przejście z dokumentacji papierowej do danych zbieranych w czasie rzeczywistym wymagało zaangażowania pracowników, uporządkowania procesów oraz dostosowania organizacji do nowych narzędzi.
Cyfryzacja nie polegała więc wyłącznie na zastąpieniu kartek systemem. Obejmowała zmianę sposobu planowania, raportowania, kontroli produkcji, zarządzania magazynem i obsługi klienta.
Efekt współpracy
Rezultaty transformacji były widoczne zarówno w organizacji pracy, jak i w wynikach operacyjnych:
- dostępność aktualnych, zagregowanych danych osiągnęła 100%,
- dostęp do raportów produkcyjnych przyspieszył o 70%,
- liczba błędów produkcyjnych spadła o 30%,
- czas reakcji na zapytania i zmiany skrócił się o 60%,
- straty materiałowe zmniejszyły się o 35%,
- efektywność operacyjna i eksport wzrosły o 28%,
- liczba opóźnień w realizacji zleceń spadła o 35%.
Firma uzyskała również znacznie lepszy dostęp do informacji o bieżącej produkcji, kosztach, stanie magazynu oraz realizacji zamówień.
Wnioski
Ten przykład pokazuje, że w przypadku bardziej złożonych organizacji cyfryzacja nie zawsze powinna dotyczyć tylko jednego procesu. Czasami największy efekt daje połączenie kilku obszarów: produkcji, magazynu, sprzedaży i obsługi klienta, w jeden spójny system przepływu informacji. Jednocześnie sama technologia nie wystarczy. Duże znaczenie ma zaangażowanie pracowników, uporządkowanie procesów i gotowość organizacji do zmiany dotychczasowego sposobu pracy. W przypadku tej firmy cyfrowa transformacja przełożyła się nie tylko na lepszy dostęp do danych, ale również na mniej błędów, szybszą realizację zleceń, niższe straty materiałowe i większą efektywność operacyjną.
Co łączy te cztery projekty? Cyfryzacja zaczyna się od konkretnego problemu
Koltech, Pralnia Wodna Magik, firma z branży przemysłu przetwórczego czy firma z branży tekstylnej działają w różnych obszarach, a każde z przedsiębiorstw mierzyło się z innymi wyzwaniami. We wszystkich przypadkach można jednak zauważyć ten sam schemat:
problem biznesowy → analiza procesu → odpowiednio dobrana technologia → wdrożenie → mierzalny efekt.
I właśnie tak warto patrzeć na transformację cyfrową. Cyfryzacja nie powinna zaczynać się od pytania: „Jaką technologię chcemy kupić?”, ale od pytania: „Który proces w naszej firmie warto usprawnić i jaki efekt biznesowy chcemy osiągnąć?”. Dopiero później przychodzi czas na wybór systemu, integracji, automatyzacji czy infrastruktury.
Program Dig.IT może pomóc przedsiębiorstwom przejść od tak zdefiniowanej potrzeby do rzeczywistego projektu inwestycyjnego. Wśród możliwości finansowanych w ramach programu znajdują się bowiem zarówno technologie cyfrowe i prace programistyczne, jak i rozwiązania sprzętowe czy szkolenia potrzebne do skutecznego wykorzystania wdrożonych narzędzi.
Zostaw swoje dane, oddzwonimy do Ciebie
Odpowiemy najszybciej jak to możliwe
Od pomysłu do cyfrowej zmiany – z Elpartners
Elektroniczny obieg dokumentów, system MES, cyfrowa obsługa gości, automatyzacja procesów, integracja danych, możliwości jest wiele. Najważniejsze, aby technologia rozwiązywała konkretny problem firmy i przynosiła efekt, który można zmierzyć.
Przykłady partnerów Elpartners pokazują, że dobrze przygotowana transformacja cyfrowa może oznaczać mniej ręcznej pracy, szybszą obsługę, większą kontrolę nad procesami, lepszą jakość danych, niższe koszty i wyższy poziom bezpieczeństwa.
Masz w firmie proces, który nadal opiera się na papierze, Excelu, ręcznym przepisywaniu danych lub wielu niepołączonych ze sobą narzędziach? To może być najlepsze miejsce, od którego warto rozpocząć cyfryzację.
Skontaktuj się z Elpartners. Wspólnie przeanalizujemy potrzeby Twojej firmy, dobierzemy odpowiednie rozwiązanie technologiczne i sprawdzimy, jak wykorzystać możliwości projektu Dig.IT, aby cyfrowa transformacja przełożyła się na realny wynik biznesowy.
I pamiętaj: Nie cyfryzuj dla samej technologii. Cyfryzuj procesy, które mogą pracować szybciej, mądrzej i efektywniej.
